comVira
help
rev. 00 del 17.06.09
Indice
delle video lezioni disponibili:
A.Creazione
di un Trust Amministrativo
B.Creazione
di un Trust Pubblico (community)
F. Area Clienti di un Progetto
A. Creazione di un task personale
B. Creazione di una dipendenza tra
task
C. Creazione di un task per un team
Corso con lezioni video
Il corso che segue fornisce nella maniera più
sintetica possibile tutto quanto necessario per utilizzare comVira. Affinchè le
nozioni possano essere imparate nel più breve tempo possibile, è consigliato di
seguire le lezioni sequenzialmente.
Per ulteriori approfondimenti e
per conoscere tutte le funzioni di comVira, fare riferimento al manuale utente,
accessibile direttamente dalle lezioni cliccando nella sezione
‘Approfondimenti’ di ogni lezione.
01 . Setup
Del Sistema
E’ necessario che l’amministratore del sistema esegua alcune operazioni preliminari al fine di modellare il software in modo che rispecchi il più possibile il sistema aziendali.
Tali operazioni sono molto semplici e verranno spiegate di seguito:
I Trust sono dei particolari Team che permettono agli utenti di avere un automatismo per condividere risorse. Supponiamo che dobbiate modellare il sistema per gestire due aziende: Azienda A e Azienda B.
Ciò che dovete fare è creare due Trust, chiamati ad Esempio ‘Azienda A’ ed ‘Azienda B’. Per ogni nuovo utente che creerete, il sistema vi chiederà a quali trust esso appartiene. Il trust è un insieme di ‘fiducia’ i cui utenti possono condividere informazioni. Se un utente non appartiene ad un trust, esso non condivide informazioni con gli utenti di quel trust.
I trust sono di due tipi:
· Amministrativo
· Pubblico
come è possibile vedere nei paragrafi che seguono.
A.Creazione
di un Trust Amministrativo
I trust Amministrativi sono trust riservati
agli utenti Executive. Ovvero gli executive (dirigenti aziendali) messi in un
trust diventano colleghi e si vedono. Eventuali utenti creati dagli executive
sono visibili dagli altri executive nel trust. Gli utenti comuni (users) non si
vedono tra di loro (non diventano colleghi) pur appartenendo ad un trust di
questo tipo. Gli utenti comuni dovranno esplicitamente essere inseriti in altri
Team o progetti per diventare colleghi (e vedersi).
Cliccando sul link è possibile vedere come creare un trust amministrativo.
(Clicca qui per vedere il filmato: 01 Trust Amministrativo.Avi)
B.Creazione
di un Trust Pubblico (community)
I trust pubblici sono una sorta di
community. Ovvero, qualsiasi utente
inserito in questo tipo di Trust diventa collega (e vede) tutti gli altri
utenti inseriti nel trust. Essendo il trust un Team, come per ogni altro team
saranno messi quindi a disposizione un blog ed una chat che tutti gli utenti
del trust potranno utilizzare.
Cliccando sul link è possibile vedere come creare un trust pubblico.
(Clicca qui per vedere il filmato 02 Trust Pubblico.Avi)
E’ possibile creare alcuni modelli al fine di rendere più agevole la seguente apertura di Progetti o Task.
Se in azienda esistono dei team, ad esempio il team dei commerciali o il team dei tecnici, è opportuno creare questi team come modelli.
Una volta che i modelli sono definiti nel sistema, quando verrà creato un nuovo progetto il software chiederà se inserire questi team nel progetto con grande risparmio di tempo di configurazione.
Lo stesso avviene per i task.
Fare riferimento alle sezioni: G. Modelli di Team H. Modelli di Task
comVira implementa un web desktop. Nel web desktop è possibile depositare i collegamenti a qualsiasi oggetto del sistema in modo che si possa accedervi direttamente dalla homepage. I collegamenti possono successivamente essere modificati o cancellati.
Il filmato che segue mostra come è possibile utilizzare il web desktop.
(Clicca qui per vedere il filmato 24 webdesktop.Avi)
|
Per
approfondimenti Clicca qui per
vedere la sezione di manuale corrispondente. |
02. Utenti
|
|
comVira distingue quattro tipi di utenti. A seconda del tipo di utente, cambiano i diritti che questo ha nel sistema.
Le tipologie di utenti sono:
·
Administrator
E’ l’amministratore del sistema, che ha pieno accesso a tutti i dati contenuti nella piattaforma e con pieni diritti. E’ opportuno limitare il più possibile l’utilizzo di questo utente se non per operazioni di setup e manutenzione.
·
Executive
E’ l’utente con massimi diritti (ad eccezione di administrator). Esso può creare utenti, team o progetti. E’ proprietario e ha pieni diritti su tutto ciò che crea.
·
User
E’ l’utente standard, non ha diritti di creazione di altri oggetti. Può però diventare, su azione di un executive, Team Leader o Project Leader. Un leader ha gli stessi diritti di un executive, anche se limitatamente al team o progetto in cui è leader.
·
Customer
E’ l’utente cliente, che serve per dare account ad utenti non aziendali. Questi utenti avranno accesso ad una particolare area dei progetti, qualora inseriti.
Nel seguente esempio si può vedere come viene creato un utente di tipo executive.
(Clicca qui per vedere il filmato 03 Creazione Executive.Avi)
Nel seguente esempio si può vedere come viene creato un utente di tipo user.
(Clicca qui per vedere il filmato 04 Creazione Utente standard.Avi)
|
Per approfondimenti Clicca qui per vedere la sezione di manuale corrispondente. |
|
|
Un Team permette di raggruppare utenti. Gli utenti all’interno di un team diventano colleghi e dispongono di un contenitore comune nel quale scambiare e raccogliere informazioni.
Esistono
dei Team particolare, ovvero i ‘company team’ ed i ‘customer team’. Fare
riferimento a C.Modelli
di team e task per maggiori
informazioni su questi team.
Gli appartenti ad un team
condividono un blog, un area messaggi, una chat ed un area per gli storage.
L’executive può delegare uno o più utenti affinchè siano ‘Team Leader’. Con tale delega gli utenti operano con gli stessi diritti dell’excecutive limitatamente al team per cui ricevono la delega.
A. Creazione di
un Team
Nel seguente esempio viene mostrato come creare un team.
(Clicca qui per vedere il filmato 15 Creazione Team.Avi)
|
Per approfondimenti Clicca qui per vedere la sezione di manuale
corrispondente. |
|
|
Un progetto è un oggetto che viene creato per far lavorare persone o team di persone ad una certa attività.
Affinchè la creazione di un
progetto sia veloce ed efficiente, è opportuno configurare opportunamente il sistema
prima di creare un progetto. Fare riferimento alla sezione C.Modelli di
team e task per
approfondimenti.
Un progetto mette a disposizione ad i suoi utenti un area messaggi, un
blog, un area chat ed un area storage.
Nei filmati che seguono è possibile vedere come si crea un progetto e
quali sono i suoi vari componenti.
A.
Creazione
di un progetto
Nel filmato che segue viene illustrato come creare un progetto
(Clicca qui per vedere il filmato 05. Creazione Progetto.Avi)
Nel filmato che segue viene illustrato come personalizzare un progetto e come è possibile aggiungerlo sul web desktop.
(Clicca qui per vedere il filmato 06. Personalizzazione progetto.Avi)
Nel filmato che segue viene illustrato come aggiungere utenti ad un progetto.
(Clicca qui per vedere il filmato 07. Aggiunta utenti ad un progetto.Avi)
Nel filmato che segue viene illustrato come utilizzare il blog di un progetto.
(Clicca qui per vedere il filmato 08. Blog di progetto.Avi)
Nel filmato che segue viene illustrato un esempio di lavoro ad un progetto da parte di più utenti.
(Clicca qui per vedere il filmato 09. Lavorare ad un progetto.Avi)
F. Area Clienti di un Progetto
Nel filmato che segue viene illustrato come creare un account per l’accesso al sistema per un cliente, creare una azienda cliente ed inserirla in un progetto.
(Clicca qui per vedere il filmato 13. Customer Area.Avi)
Nel filmato che segue viene illustrato come creare un modello di team. I modelli di team vengono proposti per ogni progetto che viene creato.
(Clicca qui per vedere il filmato 13b. Company Team.Avi)
Nel filmato che segue viene illustrato come creare un modello di task.
Viene creato un nuovo task, “Analisi Requisiti”, per nel quale vengono inseriti due task figli: “Incontro cliente” e “redazione documento”. Redazione documento è impostato come dipendente da “incontro cliente”.
Il task viene salvato come modello e gli viene assegnato un nome.
Una volta che questa operazione è stata eseguita, ogni qual volta si crea un team od un progetto è possibile usare il modello per inserire un task che ne abbia la stessa struttura.
(Clicca qui per vedere il filmato 25. Modelli di task.Avi)
J.
Esempio di lavoro
Nel seguente esempio un utente accetta la revisione di un lavoro da parte di un altro utente e la rende disponibile al cliente finale. Il cliente finale entra nel sistema e preleva il file.
(Clicca qui per vedere il filmato 14. Lavorare ad un progetto.Avi)
|
Per approfondimenti Clicca qui per vedere la sezione di manuale
corrispondente. |
|
|
Gli Storage sono dei contenitori nei quali è possibile depositare i file. Per creare uno storage, cliccare sul menu ‘DO/NEW/Storage’ o utilizzare l’applet per l’upload dei file come è mostrato nei video che seguono.
Nel primo caso il sistema chiederà il nome da associare allo storage da creare, nel secondo caso il sistema creerà uno storage che ha il nome del file che si sta uploadando.
Gli storage possono contenere al loro interno più file, uno solo dei quali è identificato come ‘current’. Quando si clicca sul pulsante ‘DOWNLOAD’ che si trova alla destra di uno storage si scarica solo la versione ‘current’.
Il seguente filmato mostra come uploadare file utilizzando l’applet per l’upload veloce. L’applet crea uno storage per ogni file uploadato. E’ possibile uploadare anche cartelle di file.
(Clicca qui per vedere il filmato 10. Upload Files.Avi)
Se si desidera apportare modifiche al contenuto di uno storage, è opportuno segnalarlo agli altri utilizzatori del file. In questo modo gli altri utenti sono a conoscenza che qualcuno sta lavorando sul file.
Il meccanismo di notifica della presa in carico / modifica di un file si chiama check-in. Il meccanismo di rilascio dello storage si chiama ‘check-out’.
(Clicca qui per vedere il filmato 11. Check in-out.Avi)
Un oggetto storage può contenere diversi file. Una sola di queste è identificata come ‘current’ (definitiva). Tale proprietà può essere utile per mantenere traccia delle varie versioni di un lavoro. In un qualsiasi momento una vecchia versione può essere cancellata o ripristinata come ‘current’.
(Clicca qui per vedere il filmato 12. Versioni - ripristino.Avi)
|
Per approfondimenti Clicca qui per vedere la sezione di manuale
corrispondente. |
I task permettono di
assegnare attività ad un utente, ad un team o ad un progetto.
|
|
Offrono un blog come meccanismo di comunicazione tra utenti e un area storage dedicata. Nel caso di assegnazione di un team o progetto, è possibile selezionare gli utenti interessati.
Per i task di progetto o di team, è possibile associare un peso ad ogni task. Se il peso è diverso da zero, il completamento del task farà avanzare il progetto in maniera proporzionale.
Nei filmati che seguono vengono riportate la maggior parte delle informazioni utili per lavorare con i task.
A.
Creazione di un task personale
Il seguente filmato mostra come creare un task personale.
(Clicca qui per vedere il filmato 18. Creazione Task.Avi)
B. Creazione di una dipendenza tra task
Il seguente filmato mostra come impostare dipendenze tra task.
(Clicca qui per vedere il filmato 19. Dipendenze tra task.Avi)
C. Creazione di un task per un team
Il seguente filmato mostra come creare un task per un team (il procedimento è analogo per un progetto). Quando si assegna il task ad un team o progetto è possibile specificare gli utenti destinatari del task che possono essere anche un sottoinsieme di quelli disponibili.
(Clicca qui per vedere il filmato 20. Task per Team.Avi)
Un task può contenere al suo interno altri task. Ciò è utile per suddividere il lavoro in più parti.
(Clicca qui per vedere il filmato 21 Task figli.Avi)
Il seguente filmato mostra un esempio di utilizzo dei task.
(Clicca qui per vedere il filmato 22. Lavorare con i task.Avi)
|
Per approfondimenti Clicca qui
per vedere la sezione di manuale corrispondente. |
comVira può essere utilizzato per pubblicare contenuti verso un sito web. Per pubblicare i dati, è necessario creare un progetto. Quando il progetto è creato, cliccare sul pulsante ‘PUBLISH’ per iniziare la pubblicazioni. Seguire le istruzioni che trovate nel video seguente:
(Clicca qui per vedere il filmato 23. Pubblicazione.Avi)
B. Richieste successive al login
B2.
Richieste di adesione a progetti
C. Risolvere i Problemi di accesso
C2 Account bloccato / disabilitato
E.
Creazione di un Modello di Team
F.
Creazione di un Modello di Task
B.
Aggiunta o rimozione di utenti da un progetto
A. Creazione di un
oggetto storage
B. Upload veloce
file nel sistema
B.
Task figli
G.
Calendario
A. Trasferimento delle
informazioni
12.A Personalizzazione collegamenti
A. Creazione di una nota
A.Cosa è comVira
comVira è una è una piattaforma che permette di gestire il sistema informativo di qualsiasi azienda.
Gestisce utenti, team, progetti, attività e file. Grazie ad un potente motore di ricerca, permette di ritrovare facilmente qualsiasi informazione inserita.
comVira è completamente fruibile da un browser internet e permette un agevole accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e senza necessità di installazione.
comVira si basa su cinque entità software principali, ognuna delle quali modella una precisa realtà aziendale. Le entità software ed le analoghe aziendali si possono vedere sotto:
|
Entità Software |
Corrispondente Aziendale |
|
Users o Administrators o Executive o Users o Customers |
Utenti Aziendali o
Amministratori
del sistema o
Capi
dipartimento, Capi reparto o capi area o
Impiegati o
Clienti |
|
Teams Concetti Correlati: o Team Leader |
Gruppi di persone, reparti Concetti correlati: o Capo reparto, leader del gruppo |
|
Projects Concetti correlati: o Project Leader |
Progetti, Fascicoli, Attività complesse Concetti correlati: o Responsabile progetto |
|
Task |
Attività, Ticket, Riunioni |
|
Storages |
File, documenti, contenitori, fascicolatori |
Ogni informazione inserita è correlata alle
altre. In pochi click è sempre possibile risalire alle informazioni desiderate.
comVira offre diversi meccanismi
per la comunicazione aziendale:
·
Blog
·
Chat
·
Messaggistica
integrata
comVira crea un ambiente di lavoro virtuale in cui è possibile lavorare
in maniera veloce ed efficiente. Ogni attività ‘reale’ può essere modellata informaticamente.
Ogni azione sul modello informatico scaturisce eventi che vengono
segnalati con puntuale efficienza a tutte le altre entità correlate.
Se ad esempio un utente di un gruppo di lavoro carica un file,
istantaneamente il team lo viene a sapere.
Nel caso in
cui il sistema sia configurato per rilasciare autonomamente account, è
possibile collegarsi al sito www.comvira.com e richiedere una password cliccando su “Sign
In” e poi su ‘Register’.
Se il sistema non è configurato
per rilasciare autonomamente account, il tab ‘Sign Up’ non sarà disponibile.
|
|
Quando si
clicca sul pulsante register, apparirà una schermata come la seguente nella quale
si deve inserire i dati per la registrazione. E’ necessario disporre di una
casella e-mail valida affinchè concludere la procedura di registrazione.
|
|
Dopo aver
cliccato su ‘Submit’, il sistema invierà una mail alla casella di posta
dell’utente. Per completare la procedura di registrazione l’utente dovrà
seguire le istruzioni riportate nella mail.
02.A. Login
Per effettuare il login, collegarsi a www.comvira.com , inserire il proprio username e password e cliccare su ‘SIGN IN’
|
|
02.B
Richieste successive al login
Successivamente al login, è
possibile che il sistema presenti alcune schermate:
·
Richiesta
di accettare condizioni (Agreements) per utilizzare il sistema
·
Richiesta
di aderire a particolari progetti.
Vediamo queste schermate in dettaglio.
Al primo
login, agli utenti verrà chiesto di sottoscrivere (mediante click sul pulsante
‘Accept’) le condizioni di utilizzo del sistema.
Le
condizioni di utilizzo possono essere compilate e/o modificate dagli
amministratori del sistema.
|
|
02.B2.
Richieste di adesione a progetti
Qualora un progetto sia registrato come ‘Public’ esso verrà proposto al login degli utenti. In
questo modo essi avranno la possibilità di selezionare i progetti a cui
desiderano aderire.
La richiesta di adesione dovrà comunque essere accettata dal project
leader del progetto (vedi sezione Creazione di
un progetto per approfondimenti)
|
|
02.C Risolvere i problemi di accesso al sistema
E’ possibile che il sistema neghi l’accesso agli utenti registrati. Nei
paragrafi che seguono vediamo quali sono i possibili casi e come si può
risolvere il problema.
Se avete dimenticato la password, cliccare su ‘Forgot Password’ nella schermata di login. Il sistema chiederà di inserire la mail con la quale vi siete registrati. Se la mail è presente nel sistema, vi verrà recapitata la password, diversamente dovete rivolgervi all’amministratore di sistema affinchè re-imposti la vostra password.
02.C2 Account bloccato / disabilitato
Il vostro account può risultare bloccato:
· Nel caso in cui si sia tentato l’accesso più volte, sbagliando la password, dopo un certo numero di tentativi il sistema blocca l’account.
· Se un amministratore lo ha esplicitamente bloccato
In entrambi i casi per riattivare l’account è necessario l’intervento di un amministratore o di un executive al quale dovete fare riferimento.
Per approfondimenti su come cambiare la password o sbloccare un accont fare riferimento a Creazione Utenti nel presente manuale.
|
E’
disponibile una lezione su questo argomento. Clicca qui
per vedere la lezione |
Affinchè il sistema rispecchi il più possibile la realtà aziendale è
opportuno che l’amministratore configuri opportunamente:
·
Trust
·
Community
·
Modelli
di Team e Task
Le prime due operazioni servono per creare insiemi di persone e per
fornire i meccanismi minimi di comunicazione e visibilità tra gli utenti
aziendali.
La terza operazione serve per automatizzare alcuni processi che
altrimenti richiederebbero diverso tempo per essere eseguiti.
Vediamo in dettaglio quali sono i concetti in gioco e come utilizzarli.
03.A Trust
e Community - Descrizione
Per introdurre e far comprendere i concetti di Trust e Community rimarchiamo alcuni principi di funzionamento del sistema, in particolare sugli utenti. Esistono infatti tre categorie principali di utenti: amministratori , executive e users.
Queste categorie di utenti si differenziano in quanto:
· L’amministratore vede qualsiasi cosa e ha diritti su qualsiasi cosa nel sistema
· Tutti gli altri utenti (executive e users) vedono gli oggetti dei domini (team) in cui appartengono.
· Gli executive vedono e hanno diritti su tutto ciò che creano
· Gli executive possono delegare
Uno o più Project Leader per amministrare un progetto
Uno o più Team Leader per amministrare un team
Gli utenti delegati avranno gli stessi diritti che ha l’executive limitatamente al team/progetto per cui ricevono la delega.
§ gli utenti non vedranno mai gli altri utenti
fino a quando essi non sono inseriti da un executive in un team comune.
§ Gli stessi executive non vedono gli utenti creati
dagli altri executive.
Tali politiche potrebbero risultare troppo
restrittive nella maggior parte delle organizzazioni. Per tale motivo sono
stati introdotti Trust e Community che descriveremo di seguito.
Ogni executive vede ciò che crea. Di conseguenza, se crea degli utenti, potrà ovviamente vederli.
Gli utenti di un executive non saranno però di default visibili dagli altri executive. Nel caso in cui questo non sia voluto, è sufficiente creare un Trust. Un Trust è un particolare Team. Ogni qualvolta che si crea un utente, il sistema propone di inserirlo nei trust disponibili.
Una volta associato al trust, l’utente è visibile da tutti gli executive che appartengono a quel determinato Trust.
Per creare un Trust, dal menu ‘Do/New/Trust’ ed inserire il nome del Trust.
Inserire il nome del trust e cliccare su submit. E’ eventualmente possibile inserire manualmente utenti nel trust al momento della creazione dello stesso.
|
Come funziona il trust Il trust non fa altro che creare un Team di tipo ‘Leader Reserved’ con il nome del trust nel quale di volta in volta verranno automaticamente aggiunti gli executive con ruolo ‘Team Leader’. Creando un Team di tipo ‘leader reserved’ si può manualmente creare un trust. |
Le community sono particolari tipi di Trust che fanno diventare tutti i
loro membri colleghi. Ciò significa che due utenti (executives o users) se
inseriti nella community si vedranno e potranno ad esempio dialogare tra loro.
Come per i team i trust di tipo Community hanno il loro blog e la loro area storage. Scrivendo sul blog di una community tutti gli utenti vengono avvistati della avvenuta pubblicazione.
Per creare un trust di tipo community, dal menu ‘DO/NEW/TRUST’ compilare il nome e spuntare il flag ‘Comunity’.
Nelle prossime due sezioni vedremo altre due operazioni che l’amministratore del sistema o gli executive dovrebbero fare per configurare opportunamente il sistema. Esse riguardano la creazione di un modello di Team e la creazione di un modello di Task.
03.E Creazione di un Modello di Team
I modelli di Team servono per creare dei particolari Team che verranno proposti come modelli al momento di creazione di un progetto.
Se l’attività aziendale prevede che ad un progetto lavorino sempre almeno uno dei team aziendali (esempio il team Commerciale, il team Tecnico, il team Supporto ecc), per evitare che ad ogni volta che si crea un progetto queste informazioni vengano inserite ogni volta è utile definire un modello di Team.
I modelli di team si dividono in
· Company team
Per modellare i team presenti in azienda
· Customer Team
Per modellare team di referenti dei clienti che devono essere inclusi nel progetto.
Per un esempio pratico su quanto sopra delineato fare riferimento alla lezione sui progetti cliccando qui.
Per creare un company team dal menu ‘DO/NEW/TEAM’ compilare il nome del team, inserire gli eventuali utenti, spuntare Company Team e cliccare ‘submit’.
Il team verrà proposto per essere inserito in ogni progetto che verrà definito da quel momento in poi.
Lo stesso accade per i Customer Team. I membri di un customer Team però possono essere solo gli utenti definiti come ‘customer’.
Per
aggiungere utenti di tipo ‘customer’ fare riferimento alla sezione Utenti del
presente manuale.
03.F Creazione di un Modello di Task
Come per i modelli di team, i modelli di task si prefiggono di automatizzare il processo di modellazione di una attività.
Una volta che si è definito un task, con eventuali figli ed eventuali dipendenze, sarà possibile salvarlo come modello ed assegnargli un nome di modello.
Il modello potrà poi essere utilizzato per creare task personali o task all’interno di team o progetti.
Il task risultante sarà un task uguale a quello del modello, con gli stessi figli e le stesse dipendenze.
All’utente rimmarà quindi di personalizzarlo a suo piacimento prima di utilizzarlo.
|
E’
disponibile una lezione su questo argomento. Clicca qui per vedere la lezione |
In comVira esistono quattro tipologie di utenti:
· Administrator
· Executive
· User
· Customer
Per una dettagliata descrizione
su queste tipologie di utente, cliccare qui
Per creare un utente cliccare sul menu ‘Do/New/User’.
Solo gli amministratori e gli executive possono creare utenti nel sistema.
Una volta cliccato sul menu, apparirà la seguente schermata. La schermata è composta da diversi Tab, ovvero General, Profile, Team, Trust e Account che descriveremo successivamente.
Compilare i campi desiderati, ricordando che quelli contrassegnati dal simbolo (+) sono obbligatori.
Descriviamo i campi più importanti:
Sezione General:
Compilare ‘Last Name’ (cognome) e ‘First name’ (nome).
Compilare se possibile ‘Work Email Address’ inserendo un indirizzo email valido. Questo indirizzo verrà utilizzato per inviare l’eventuale password smarrita e se abilitato nella sezione account, permetterà al sistema di notificare gli eventi all’utente.
Sezione Teams
Se lo si desidera, è possibile associare l’utente
che si sta creando ad un Team esistente. L’operazione può essere fatta anche
dopo la creazione.
Sezione Trusts:
Da questo tab è possibile specificare in quali
trust l’utente deve essere inserito. Se inserito in un trust, l’utente sarà
visibile da tutti gli amministratori di quel trust. Se il trust è di tipo
Community, l’utente diventerà collega e sarà visibile da tutti gli utenti di
quel trust community.
Di default il sistema propone l’inserimento all’interno di tutti i trust disponibili. Se si vuole deselezionare un trust affinchè l’utente non venga inserito, deselezionare il trust mediante la spunta.
v
Sezione Account:
Inserire l’username (nome utente). Il nome utente verrà utilizzato per l’accesso al sistema e deve essere univoco nel sistema. Si suggerisce di inserire i nomi utenti nella forma nome.cognome.
Inserire poi la password e confermarla. A seconda della configurazione del sistema, la password potrebbe richiedere di rispettare alcuni criteri di complessità.
Spuntare ‘Notify Messagges on Work Email’ se si desidera che il sistema notifichi gli eventi (tutto ciò che accade) alla casella di posta elettronica specificata nella sezione ‘General’.
Nella sezione account è altresì possibile definire quale tipo di eventi sia riportato all’utente.
Definire il tipo, scegliendo tra User, Executive, Administrator o Customer.
|
E’
disponibile una lezione su questo argomento. Clicca qui per vedere la lezione |
I team sono oggetti
software che servono per modellare gruppi di persone o reparti aziendali.
Ogni Executive può
creare un team di lavoro, al quale assegnerà un nome e potrà inserirvi gli
utenti desiderati.
Potrà inoltre
delegare i suoi poteri ad uno o più utenti. Per fare questo nominerà una o più
persone Team Leader.
I team offrono
diversi meccanismi di comunicazione (blog, messaggi, chat) e un area storage
dedicata.
Ogni qualvolta si
crea un team il sistema automaticamente crea una casella di posta elettronica
dalla quale gli utenti dei team potranno ricevere o inviare messaggi.
Per creare un Team, selezionare il menu ‘Do/New/Team’ come illustrato nella figura sotto:
A questo punto apparirà la seguente schermata:
Ci sono tre tab: General, task e users da compilare prima di salvare un team.
Tab General:
Name: indicando il nome del team desiderato (obbligatorio)
Description: indicando la descrione del team
Blog Title: per dare un titolo al blog del Team (ogni team ha un suo blog)
Team State: selezionare:
· Open: Per rendere attivo ed utilizzabile il team
· Read Only: Per rendere visibile e consultabile il team ma non editabile (non sarà possibile scrivere sul blog, aggiungere storages.
· Closed: Per rendere il team non visibile e bloccarne l’operatività. I blog/storage nel team rimangono salvati ma non sono accessibili dagli utenti fino a quando lo stato non viene riportato a Open o ReadOnly.
Team Quota: selezionare la dimensione massima di spazio su disco allocabile dagli storage di un Team.
Company Team,
Customer Team
Spuntare una di
queste voci se si desidera creare un modello di team. I modelli di team vengono
proposti ogni qual volta si crea un progetto.
Fare riferimento
alla sezione 03.E Creazione modelli di team per
approfondimenti sull’argomento.
Tab Task:
In questo tab vengono visualizzati tutti i modelli di task disponibili. Se si desidera che nel team venga inserito un task creato a partire da un modello, selezionarlo.
Sarà successivamente possibile personalizzare il task creato a partire dal modello.
Se non si desidera creare alcun task, non selezionare alcun
modello (scelta di default).
Salvataggio
Una volta che i dati sono stati inseriti o modificati è possibile cliccare sul pulsante ‘SUBMIT’ per salvare le modifiche. Alternativamente e possibile proseguire aggiungendo o modificando la lista di utenti come descritto sotto.
05.B Aggiunta di utenti al Team
Per aggiungere un utente ad un team, in fase di modifica o creazione del Team cliccare sul tab Users, cliccare su Available e selezionare gli utenti o il gruppo di utenti desiderato tramite il relativo segno di spunta.
Una volta che gli utenti o il gruppo di utenti è stato selezionato, cliccare sul relativo ‘Add to team’.
A questo punto è possibile cliccare su ‘SUBMIT’ per salvare le modifiche.
Una volta che gli utenti sono stati aggiunti, è possibile
modificare i diritti che ogni singolo utente ha nel team come evidenziato
sotto:
·
State:
Enabled
E’ lo stato di default, l’utente può operare nel team
Disabled
Se ‘disabled’ l’utente non vede più il team e non può operarvi
Operativity Locked
L’utente vede il team, vi ci può entrare ma non può apportare modifiche
·
Role:
Impostare ‘Leader’ se si vuole che l’utente possa controllare il team (aggiungere/rimuovere utenti, cambiare lo stato degli utenti, cancellare post dal blog ecc)
·
Forward
Email:
Impostare per far arrivare per email notifiche di eventi riguardanti il team, anche qualora l’utente non abbia la notifica degli eventi abilitata (deve però disporre di Work e-mail address impostato nelle sue proprietà)
|
E’
disponibile una lezione su questo argomento. Clicca qui per vedere la lezione |
I progetti sono oggetti software destinati a contenere l’attività di persone o team.
Essi offrono meccanismi per la comunicazione (chat, blog e messaggi) e per l’archiviazione delle informazioni (area storage).
Ogni qual volta si crea un progetto, il sistema attiva una casella di posta elettronica per il progetto dalla quale gli appartenenti al progetto possono ricevere o inviare messaggi.
Qualora ci sia bisogno di delegare il controllo del progetto
ad uno o più utenti, si deve nominarli Project Leader.
Per creare un Progetto, selezionare il menu ‘Do/New/Project’, apparirà una schermata simile alla seguente:
La schermata prevede 3 tabs da compilare: General, Teams, Tasks, e Customers
Vediamo il significato di questi campi all’interno di ogni tab.
Tab General:
Title: Per assegnare un titolo al progetto (obbligatorio)
Abstract: per descrivere brevemente l’attività del progetto
Blog Title: per assegnare un titolo al blog del progetto (ogni progetto ha un blog)
Start Date: per assegnare una data di inizio al progetto
Expiration Date: per assegnare una data di fine al progetto
Project State: selezionare:
· Open:
per rendere il progetto attivo ed utilizzabile
· ReadOnly:
per rendere il progetto attivo ma non scrivibile (viene a mancare la possibilità di scrivere sul blog e di inserire storage e task)
Project Quota: selezionare le dimensioni dell’occupazione massima su disco di tutti gli storage del progetto.
La dimensione degli storage del progetto è la somma di tutti gli storage di tutti i team di progetto più gli storage di progetto.
Public Project: spuntare questa opzione se si desidera che il progetto diventi ‘Pubblico’. I progetti pubblici sono visibili a tutti gli utenti del sistema. Agli utenti, al momento del login, verrà chiesto se vogliono associarsi o meno al progetto pubblico.
Le richieste di associazione saranno visibili dal project leader mediante la comparsa di Utenti ‘Candidates’ visibili al momento dell’associazione di utenti ad un team (ad esempio, aprire il progetto pubblico, andare su teams, selezionare Edit, Available Users e poi Candidates).
Tab Teams:
In questo tab vengono visualizzati tutti i company team disponibili. Il sistema automaticamente propone di inserire i company team nel progetto. Qualora non si voglia inserire tutti o uno specifico company team, deselezionare il team agendo sul relativo segno di spunta.
Per approfondimenti sull’argomento vedere 03.E Creazione modelli di team.
Tab Task:
In questo tab vengono visualizzati tutti i modelli di task disponibili. Se si desidera che nel progetto venga inserito un task creato a partire da un modello, selezionarlo.
Sarà successivamente possibile personalizzare il task creato a partire dal modello.
Se non si desidera creare alcun task, passare al tab successivo.
Tab Customer:
In questo tab vengono visualizzati tutti i Customer Team disponibili. Se si desidera che nel progetto appaia un determinato Team riferito ad un determinato cliente, selezionarlo.
Questa scelta determinerà nel progetto la presenza di un area clienti.
Per approfondimenti sull’argomento vedere 03.E Creazione modelli di team.
A questo punto è possibile cliccare su ‘submit’ per salvare le modifiche sin ora apportate.
06.B Aggiunta o rimozione di utenti di un progetto
Nei progetti gli utenti sono sempre raggruppati in uno o più team.
Il sistema, anche se l’utente non crea alcun team all’interno del progetto, mette a disposizione un team di default nel quale possono essere inseriti gli utenti del progetto.
Tale team prende il nome di ‘Default Team’ ed è sempre visibile nei team di un progetto.
Per aggiungere o modificare gli utenti di un progetto, entrare nel progetto e selezionare il tab ‘Teams’.
Selezionare il team nel quale si devono aggiungere o rimuovere utenti, cliccare su edit. Apparirà una schermata simile alla seguente:
Selezionare, dalla colonna di sinistra:
· Assigned: Per visualizzare la lista degli utenti assegnati. Da qui è possibile rimuovere gli utenti (spuntando il relativo segno di spunta e cliccando poi ‘remove from team’
· Available: per aggiungere nuovi utenti disponibili nel sistema (vedi aggiunta utenti ad un team);
Proprietà Utenti in un team di progetto
Quando si edita un team di progetto, si possono assegnare diverse proprietà agli utenti (vedi figura sopra):
State:
· Enabled:
selezionare questo stato per garantire l’operabilità all’utente
· Disabile:
selezionare questo stato per inibire l’operatività di un utente sul team (l’utente non avrà accesso al team)
· Operativity Locked:
selezionare questo stato per bloccare l’operatività di un utente (l’utente avrà comunque accesso in lettura al team, al blog e agli storage)
Role:
Selezionare Leader per delegare all’utente il controllo totale del team. L’utente potrà quindi cambiarne titolo, descrizione, aggiungere o rimuovere utenti dal team.
Forward Email:
Selezionare questa casella se si desidera che gli eventi relativi al progetto vengano inoltrati alla casella di posta esterna (work email address) associata all’utente. Se abilitato ha priorità su quando definito per la notifica degli eventi dell’utente.
Project Publisher:
Selezionare questa casella per garantire all’utente la possibilità di pubblicare il progetto. Fare riferimento all’help sulla pubblicazione del progetto.
Project Leader:
Spuntare Project Leader per delegare all’utente il controllo totale del progetto. L’utente avrà gli stessi diritti del creatore del progetto. Potrà quindi cambiarne titolo, abstract, date di inizio e fine, aggiungere o rimuovere utenti dai team.
07. Storages /
Containers
|
E’
disponibile una lezione su questo argomento. Clicca qui
per vedere la lezione |
Gli storages sono dei contenitori progettati per contenere file, link o altri oggetti al loro interno. Gli storages sono il contenitore ideale per depositare file o altri prodotti derivati dal lavoro di un utente, team o progetto.
Essendo gli storages degli oggetti offrono diverse funzionalità, tra qui la più importante è sicuramente quella di poter gestire lo storico e le varie versioni di un file.
In uno storage almeno una versione contenuta nell’oggetto è definita ‘Current’, ovvero corrente.
Quando un utente lavora su di uno storage può segnalarlo agli altri mediante il meccanismo di check-in check-out. Ciò permette ai membri del gruppo di lavoro di sapere chi sta lavorando su un certo file ed evita duplicazioni o sovrascritture.
Sebbene siano oggetti complessi e rappresentino una evoluzione rispetto al classico meccanismo di lavoro a file, è possibile usare gli storage come se fossero file.
Tale utilizzo viene descritto nel paragrafo ‘Upload veloce file nel sistema’.
Anteprime
Per le immagini, pdf e filmati vengono calcolate delle anteprime. Per le prime due categorie di file le anteprime consistono in un thumbnail e una anteprima intermedia. L’anteprima intermedia è accessibile cliccando sul thumbnail.
Per i filmati viene creato un gif animato che ne riproduce i primi fotogrammi.
07.A Creazione di un oggetto storage
Gli oggetti storage
possono essere creati in diverse zone del sistema. Per creare un oggetto
storage dal menu principale, cliccare sul menu ‘DO/NEW/STORAGE’.
Apparirà una
schermata simile alla seguente:
·
Title: per
dare un nome all’oggetto
·
Description:
per aggiungere una descrizione sull’oggetto creato
·
File to
upload: se si desidera caricare un file nell’oggetto, cliccare su ‘Sfoglia’ e
selezionare il file da caricare
·
Link to
add: copiare qui un eventuale link ad un oggetto.
A questo punto cliccando su ‘Submit’ l’oggetto verrà creato nel sistema
nella propria cartella personale. Per spostarlo in altre cartelle, è possibile
utilizzare il webdisk
Se apriamo l’oggetto storage appena creato (ad esempio cliccando sul
relativo evento nella home page e poi sul nome dell’oggetto) avremo una
schermata simile alla seguente:
Nella quale è possibile individuare diversi tab:
·
Revisions
Mostra tutte le versioni di un file contenute
nell’oggetto. La versione identificata da ‘Current’ è quella che verrà resa
disponibile da un eventuale download dell’oggetto.
·
Shares
Mostra la lista di tutte le condivisioni
fatte sull’oggetto.
·
Upload
File
Permette di caricare un nuovo file
all’interno dell’oggetto storage. Il nuovo file uploadato diventerà ‘Current’.
·
Upload
link
Permette di caricare un nuovo link
all’interno dell’oggetto storage.
·
Logs
Mostra informazioni sugli accessi all’oggetto
07.B Upload veloce file nel
sistema
Dato che potrebbe risultare scomodo creare un oggetto storage ogni qual volta che si deve uploadare un file nel sistema, è possibile utilizzare un metodo più veloce per eseguire tale operazione.
In questo modo, il sistema crea automaticamente un oggetto storage nel quale salva il file che si desidera caricare, inizializzando il nome dello storage con lo stesso nome del file.
Questa operazione si può fare dalla schermata di un team o di un progetto o dal webdisk. Di seguito viene mostrato il procedimento da seguire in quest’ultimo caso.
Upload da webdisk
Per caricare velocemente un file, aprire il Webdisk dal menu principale e posizionarsi sulla cartella storage desiderata (Le cartelle storage sono accessibili dalla sezione ‘Storages’ di un Utente, Team, Progetto o Task o direttamente dal collegamento ‘Web Disk’ nel menu principale come in questo caso).
Caricamento Multiplo di file o cartelle:
Cliccare sul segno (+) di ‘Quick Storage Upload’. Verrà aperto uno spazio (alla prima esecuzione del comando il vostro navigatore vi chiederà se installare un programma, confermare la richiesta).
Trascinare i file o le cartelle da upload are nel riquadro bianco sotto la scritta ‘Quick Storage Upload’ e quando si è pronti cliccare sul pulsante ‘Upload’ per iniziare il trasferimento.
Non appena inizia
l’upload la barra di avanzamento riporterà il progresso dell’operazione.
Attenzione:
nel caso in cui il click su (+) non funzioni, significa che Java non è
installato nel sistema. Contattate il vostro amministratore di sistema.
E’ possibile scaricare un singolo file o un insieme di file
· Download Singolo file
E’ possibile scaricare un singolo file cliccando su ‘Donwload’ in corrispondenza dell’oggetto desiderato. Verrà scaricata la versione ‘current’ dello storage.
· Download Multiplo
E’ possibile scaricare più file in un archivio. Per far ciò selezionare gli oggetti desiderati e cliccare sul pulsante ‘Download File’ sulla barra di menu degli storage.
Verrà richiesto di confermare l’operazione e di specificare un nome per l’archivio.
Il Check In è un procedimento utile per segnalare agli altri membri del team o progetto che il contenuto di un oggetto storage è attualmente in elaborazione da parte di un utente. Grazie a questa segnalazione tutti i membri vengono a sapere che un oggetto è in elaborazione e possono mettersi in contatto con l’utente che sta elaborando il file.
Ciò permette di evitare duplicazione di lavori.
Per mettere uno storage in check-in, aprirlo e cliccare sul pulsante check – in.
Una volta che il lavoro è stato terminato, eseguire il check out del file cliccando su check-out.
Il pulsante check-in/check-out è presente in alto nella pagina subito sotto al menu principale, di fianco al pulsante ‘Delete’ dell’oggetto storage.
Ogni qualvolta uno storage è visualizzato, è possibile notare il fatto che sia in check in anche senza aprirlo dalla presenza di una bandierina come riportato sotto:
Posizionando il puntatore sopra la bandierina è possibile ricevere ulteriori informazioni sull’operazione di check-in (autore, data ecc).
|
E’ disponibile
una lezione su questo argomento. Clicca qui per vedere la
lezione |
I task (attività) permettono di impostare e pianificare le attività. Possono essere assegnati ad utenti, team o progetti.
Quando sono assegnati a team o progetti, mettono a disposizione un blog per l’interscambio di informazioni tra utenti. E’ possibile assegnare un task anche a un sottoinsieme delle persone che lavorano in un team o in un progetto.
Ogni task ha un una sua area storage dedicata, può avere dei task figli e una serie di dipendenze da altri task. Un task ad esempio non potrà iniziare qualora il task da cui dipende non è stato completato.
Un task può inoltre essere salvato come modello.
Una volta salvato come modello, potrà essere utilizzato per creare task dalla stessa struttura (particolarmente utile in caso di progetti o team con attività ricorrenti).
E’ possibile creare un task personale, un task di team o di progetto. Per creare un task di team o di progetto, entrare nel team o nel progetto e posizionarsi sul tab ‘Task’. Sulla destra apparirà il pulsante ‘New Task’. Per creare un task personale andare sul menu “DO/NEW/TASK”.
In tutti i casi apparirà una schermata simile alla seguente:
Vediamo i due tab da compilare:
General:
·
Title
Titolo del task
·
Abstract
Descrizione del task
·
Blog Title
Titolo del blog del task
·
Working Days
Durata in giorni dell’attività. La durata in giorni non è correlata alla data di inizio o di fine del task, configurabili successivamente
·
Start Date
Data e ora di inizio del task
·
Remind by mail
Se impostato, fa arrivare una segnalazione per mail sull’inizio del task ai partecipanti
·
Remind by sms
Se impostato (e se il sistema è abilitato), fa arrivare una segnalazione per sms sull’inizio del task ai partecipanti
·
Expiration date
Data e ora di fine del task
·
Remainder expiration date
Data e ora di avviso prima della fine del task
·
Remainder by mail
Come sopra ma per expiration date
·
Remainder by sms
Come sopra ma per expiration date
·
Priority
Priorità del task, low, normal o high
·
State
Open: default
Read Only: il task è in sola lettura, non è possibile apportare modifiche
·
Scheduled
Default: abilitato
Se tolto segno di spunta, spariscono i dettagli relativi alla pianificazione del task.
·
Weight
Se stiamo creando un task di progetto, è possibile assegnare un peso al task.
Ogni qual volta verrà fatto progredire un singolo task, il progetto avanzerà in base al progresso del task ponderato in base al suo peso all’interno del progetto.
·
Click to set recurrences
Vedi l’apposito paragrafo cliccando qui
Sul tab dependencies è possibile impostare eventuali dipendenze per un task.
Cliccando su assigned verranno visualizzate le dipendenze già assegnate.
Cliccando su Available verranno mostrati i task dai quali il presente task può dipendere. Selezionare i task desiderati agendo sul simbolo di spunta.
Qualora non si desideri impostare una dipendenza non serve compilare il presente form.
Users
Se stiamo inserendo un task di progetto o un task per un team viene proposto anche il tab ‘Users’.
In users è possibile selezionare quali utenti siano i destinatari del task. Ciò è utile per determinare un sottoinsieme degli utenti eventualmente disponibili.
Una volta compilati i tabs è possibile cliccare su submit per salvare il task.
Dopo aver salvato un task, è possibile assegnargli dei figli. Per creare dei figli aprire il task desiderato, spostarsi sul tab ‘Task’, cliccare su new task e inserire il nuovo task seguendo il procedimento che si è fatto per la creazione del padre.
E’ possible creare dei task periodici. I task periodici ricorreranno secondo quanto specificato.
Cliccando su Click to set recurrences quando
si crea o si modifica un task, viene proposta una maschera simile alla
seguente:
Agendo su questa
maschera sarà possibile impostare la periodicità e ricorrenza del task secondo
quanto desiderato.
Un task dipende da un altro task qualora prima di iniziare abbia bisogno che l’altro task sia completato. E’ possibile impostare una dipendenza al momento della creazione di un task o durante la sua modifica, come già mostrato nel paragrafo qui.
Quando un task dipende da un altro, viene riporata la scritta ‘Waiting for start’ che indica che un altro task deve essere completato prima che sia possibile operare sul task.
Dopo aver salvato un task, è possibile convertilo in modello. La conversione in modello permette di avere a disposizione una struttura di task.
Potranno quindi essere creati task a partire dal modello. I task risultanti proporranno la struttura del task del modello: riporteranno i figli, eventuali dipendenze, il blog e gli storage salvati nel modello.
I reminders avvisano che è prossimo l’inizio di un task o che un task sta per scadere.
Quando un task si trova in una di queste condizioni, viene attivato un alert. Gli alert sono visibili dal menu principale dal comando Reminders. Come si può vedere dalla figura sotto, se ci
Sono alert relativi ai task appare un numero in neretto tra parentesi che ne indica il numero.
Cliccando su reminders, viene
visualizzata una lista di task simile a quella qui sotto riportata:
Per ogni task evidenziato sono possibili due azioni:
· Posporre l’evento:
Per far ciò è sufficiente selezionare dal menu a tendina di quanto si vuole posporre l’evento e poi cliccare su ‘Postpone’. L’azione avrà effetto solo per l’utente che la esegue, anche se il task riguarda un gruppo di persone come nel caso di un team o progetto.
· Cancellare l’evento:
Nel caso in cui si desideri cancellare l’avviso, premere ‘DELETE’. Il sistema chiederà se si vuole procedere con l’operazione.
Il calendario permette di visualizzare graficamente ciò che viene visualizzato in forma testuale da ‘Browse/Task’.
I vari task vengono riportati sul calendario che è possibile interrogare per mese, settimana e giorno agendo sui relativi pulsanti.
Cliccando sul task ne verranno visualizzati i dettagli.
Spostando i task tramite drag & drop è possibile rischedularli.
Ogni qual volta viene eseguita una operazione nel sistema, viene generato un evento.
Ogni utente vede solo gli eventi che lo riguardano. L’amministratore vedrà tutti gli eventi del sistema, il singolo utente solo gli eventi dei team e dei progetti in cui esso appartiene.
Gli eventi vengono raggruppati e visualizzati in quattro modi:
|
Tipo di Evento |
Visualizzazione |
Come vedere l’evento |
|
Mesaggio Chat |
Sulla barra dei comandi, viene riportato in neretto il numero dei messaggi chat ricevuti, indicato tra parentesi a fianco del comando (Chat) |
Cliccare su Chat per aprire la chat e visualizzare i messaggi |
|
Messaggio Mail |
Sulla barra dei comandi, viene riportato in neretto il numero dei messaggi ricevuti, indicato tra parentesi a fianco del comando (Messages) |
Cliccare su Messages per visualizzare i messaggi |
|
Alert su task: · Avviso inizio · Avviso scadenza · Avviso Completamento |
Sulla barra dei comandi, viene riportato in neretto il numero degli alert ricevuti, indicato tra parentesi a fianco del comando (Reminders) |
Cliccare su Reminders per visualizzare gli alert sui task |
|
Altro Evento: aggiunta utente a team aggiunta progetto post in blog aggiunta storage ecc |
Sulla homepage la colonna di destra è utilizzata per riportare tutti gli altri eventi che occorrono nel sistema. |
Cliccare sul singolo evento per raggiungere il luogo in cui è strato generato. |
E’ possibile cercare con maggior dettaglio gli eventi cliccando su ‘More events’ posto sotto la colonna degli eventi raggiungibile sulla destra della homepage.
Il sistema permette di ricercare qualsiasi oggetto presente nel sistema. A seconda di come è programmato il motore di ricerca, è possibile indicizzare semanticamente le singole proprietà di ogni oggetto.
Per ricercare, immettere il testo nel campo ‘search’ e cliccare invio.
Per ricercare parti di testo, utilizzare il carattere ‘*’ (asterisco, senza gli apici).
Esempi di ricerca: Digitare
‘comp ‘ e premere invio per trovare tutto ciò che contiene la parola comp.
‘comp*’ e premere invio per trovare tutto ciò che inizia per ‘comp’
‘*comp’ e premere invio per trovare tutto ciò che finisce per comp
‘*comp*’ per trovare tutto ciò che contiene ‘comp’
Utilizzando il procedimento descritto sopra, il sistema ricerca su tutti gli oggetti presenti.
Ciò potrebbe ritornare un grande numero di risultati, o portare a ricerche eccessivamente lente. E’ ovviamente possibile eseguire ricerche più mirate, riguardanti le singole categorie di oggetti del sistema.
Per eseguire ricerche mirate, cliccare sul simbolo (+) davanti alla scritta ‘Search All’.
A quel punto sarà possibile selezionare se ricercare su Users, Teams, Projects, Storages, Notes o Task o altri oggetti che potrebbero essere presenti a seconda di come il sistema è configurato.
Cliccando sulla categoria di oggetti desiderata verrà sostituita la scritta ‘Search All’ con quella selezionata.
Ulteriori opzioni di ricerca sono possibili cliccando su ‘Advanced’ (scritta in rosso sotto). Le opzioni differiscono a seconda di cosa si sta attualmente ricercando (All, Users, Teams ecc).
Selezionare le opzioni desiderate e avviare la ricerca con il pulsante ‘SEARCH’.
Quando viene eseguita una ricerca, vengono visualizzati gli oggetti che soddisfano i criteri di ricerca.
Per ogni risultato visualizzato verranno resi disponibili sulla destra dell’oggetto i comandi possibili sull’oggetto, oltre che ad altre informazioni aggiuntive.
Gran parte delle informazioni sono cliccabili e portano all’oggetto o a determinati campi dell’oggetto.
Ad esempio, per i risultati sotto (primo risultato), viene riportato il nome dello storage (‘Atena.pdf’) ed il link al progetto che lo contiene (Progetto AAA).
E’ possibile collegare ogni risultato della ricerca al WebDesktop cliccando su ‘Link to web desktop’.
Tramite WebDisk ogni utente può accedere a
tutti gli oggetti storages nel
suo dominio di visibilità. Da questa interfaccia sarà inoltre possibile
spostare, copiare o collegare gli storages ad altri domini.
Tale operazione, eseguibile con un semplice
drag and drop, permette di trasferire agevolmente le informazioni tra singoli
utenti o team o progetti di grandi dimensioni.
Non appena un oggetto viene rilasciato in una
cartella, che rappresenta un ben preciso dominio, istantaneamente tutti gli
appartenenti al dominio ricevono la notifica dell’avvenuta acquisizione di
informazioni.
Per accedere al WebDisk cliccare sul comando corrispondente sul menu di sistema (Web Disk).
Apparirà una schermata simile a quella visualizzata sotto:
La schermata si compone di tre parti principali:
·
Barra dei
comandi
New:
Per creare un nuovo oggetto storage o una nuova cartella.
Upload:
Per uploadare un nuovo file nella cartella corrente. Esso verrà incapsulato in un oggetto storage avente nome uguale al nome del file.
Download:
Per downloadare in un archivio Zip tutti I file selezionati. Per selezionare spuntarli nella colonna di destra tra quelli visibili
Delete:
Il commando cancella la cartella selezionata o gli oggetti storage per I quali è stato applicator il segno di spunta.
Non è possibile cancellare cartelle non vuote.
Rename Folder:
Per rinominare la cartella selezionata.
·
Colonna
di sinistra
Quick Storage Upload
Cliccando sul simbolo (+) accanto la scritta ‘Quick Storage Upload’, è possibile attivare un area nella quale è sufficiente trascinare i file affinchè vengano caricati.
|
|
Trascinando i file o le cartelle dal vostro computer a quest’area i nomi dei file o delle cartelle verranno visualizzati. Quando si desidera iniziare il trasferimento cliccare su ‘UPLOAD’. In alternativa è possibile cliccare sul pulsante ‘BROWSE’ per selezionare un file da caricare. I file saranno uploadati nella cartella selezionata (evidenziata in blu). |
Cartelle
Le cartelle sono suddivise tra:
§ Cartella personale
E’ la prima cartella visualizzata. Utilizzare questa cartella per depositare informazioni riservate o personali, non accessibili dagli altri utenti.
§ Cartelle Utenti
Vengono visualizzate le cartelle dei propri utenti
§ Cartelle dei Progetti
Vengono visualizzate le cartelle dei propri progetti
§ Cartelle dei Team
Vengono visualizzate le cartelle dei propri team
§ Cartelle dei Task
Vengono visualizzate le cartelle dei propri task
§ Trash
In questa speciale cartella vengono visualizzati tutti gli oggetti storage cancellati da un utente. Gli oggetti cancellati concorrono del determinare lo spazio allocato su disco. Gli oggetti cancellati potrebbero determinare la condizione di fuori quota.
Le cartelle sono visualizzate a seconda dei diritti che ogni utente ha nel sistema e dal tipo di utente. Alcune tipologie di cartella potrebbero quindi non essere visibili per alcuni utenti.
Qualora una cartella sia visualizzata in
corsivo significa che la cartella è accessibile in sola lettura.
· Colonna di destra
Nella colonna di destra vengono visualizzati i singoli oggetti storage presenti nella cartella selezionata.
Da questa schermata è possibile caricare / scaricare gli oggetti storage, aprirli o visualizzarne l’anterprima.
11. A Trasferimento delle
informazioni
Tramite un semplice drag and drop è possibile spostare, copiare o collegare un oggetto storage ad una nuova cartella.
Dopo aver rilasciato l’oggetto storage su di una cartella, apparirà un menu come il seguente:
Dal quale è possibile selezionare:
o Move:
Per spostare l’oggetto nella cartella desiderata
o Copy:
Per copiare l’oggetto nella cartella desiderata
o Read-Share:
Per collegare in lettura l’oggetto nella cartella desiderata (gli utenti destinatari del collegamento in lettura non potranno scrivere sull’oggetto)
o Write-Share:
Per collegare in scrittura l’oggetto nella cartella desiderata (gli utenti destinatari del collegamento in lettura potranno scrivere sull’oggetto)
|
Nota Bene: Queste semplici operazioni di drag & drop, che potrebbero sembrare banali trascinamenti di file su cartelle, sono in realtà potenti trasferimenti di informazioni verso domini differenti. Ogni cartella rappresenta infatti un distinto dominio di visibilità, riservato agli utenti che vi appartengono. Quando un utente trascina un oggetto dalla sua cartella privata ad un team o ad un progetto, istantaneamente genera una operazione che renderà visibile l’oggetto ad ogni membro del team o del progetto, al quale l’acquisizione dell’informazione verrà notificata istantaneamente con una notifica. Fate attenzione quando spostate oggetti storage da un dominio all’altro. |
12 Web
Desktop
Il Web Desktop è l’area visibile cliccando su ‘Home’ nel menu principale sotto la barra del menu.
Nel web desktop gli utenti possono creare o depositare collegamenti ad oggetti del sistema o aree internet. Ciò rappresenta un valido sistema per tenere sotto contatto tutto ciò che si usa maggiormente.
Per depositare il collegamento ad un oggetto esistente nel
sistema è sufficiente cliccare su ‘Link To Web Desktop’ dai comandi
dell’oggetto (o sull’icona corrispondente, generalmente indicata con 
)
.
Una volta cliccato sul comando o sull’icona, l’oggetto sarà visibile dal web desktop. Per spostare l’oggetto all’interno del web desktop, effettuarne il drag & drop nella posizione desiderata.
12.A Personalizzazione collegamenti
I collegamenti da depositare sul web desktop possono essere creati anche manualmente dal menu ‘Do/New/Shortcut’ (in qusto modo è possibile linkare qualsiasi pagina al web desktop).
Dal menu browse/shortcuts è possibile vedere la lista di tutti gli short cut che sono presenti sul web desktop.
Cliccando su di uno short cut, sarà possibile editarlo o modificarlo (al fine ad esempio di cambiarne l’icona o altre proprietà).
Le note sono oggetti identificati da un Titolo e da una Descrizione.
Essendo collegabili a qualsiasi altro oggetto o categoria di oggetto, sono particolarmente utili per appuntare delle informazioni. Gli utenti potranno accedere a queste informazioni ricercando tra le note oppure tramite l’apposito pannello note dell’oggetto al quale esse vengono collegate.
Creazione
di una nota
Dal menu ‘DO/NEW/Note’ apparirà la schermata come nella figura sopra. Ci sono due tab da compilare, ‘General’ e ‘Families’.
Tab General, Compilare:
· Title: Titolo della nota
· Tag: sono parole che verranno indicizzate con la nota e risulteranno utili per trovarla. Ad esempio se il titolo della nota è “hotel”, alcuni tag potrebbero essere “prenotazione”, “vacanze”, “soggiorno” ecc.
·
Description:
è il corpo della nota. Può essere in formato HTML.
·
Assigned
Object: selezionare
o Myself
Per collegare la nota al proprio utente. Le note appariranno nel tab ‘Notes’ quando si clicca sul proprio utente.
o User
Per collegare la nota ad un utente. Quando si clicca su User, sulla colonna di destra vengono riportati gli utenti disponibili. Cliccando su di un utente, verrà compilato il campo ‘Assigned to’ con il nome dell’utente scelto.
o Team
Per collegare la nota ad un team. Quando si clicca su Team, sulla colonna di destra vengono riportati i team disponibili. Cliccando su di un team, verrà compilato il campo ‘Assigned to’ con il nome del team scelto.
o Trust
Per collegare la nota ad un trust. Quando si clicca su Trust, sulla colonna di destra vengono riportati i trust disponibili. Cliccando su di un trust, verrà compilato il campo ‘Assigned to’ con il nome del trust scelto.
o Project
Per collegare la nota ad un progetto. Quando si clicca su Project, sulla colonna di destra vengono riportati i progetti disponibili. Cliccando su di un progetto, verrà compilato il campo ‘Assigned to’ con il nome del progetto scelto.
o Task
Per collegare la nota ad un task. Quando si clicca su Task, sulla colonna di destra vengono riportati i task disponibili. Cliccando su di un task, verrà compilato il campo ‘Assigned to’ con il nome del task scelto.
o System
Per creare una nota generica nel sistema, non collegata ad un particolare oggetto o categoria di oggetto
Le note di tipo system sono indicate per creare faq o help in linea (vedi la sezione sottostante riguardante le famiglie).
· Assign Next Note:
Per collegare una nota a quella che si sta editando in qualità di successiva alla presente.
· Assign Previous Note:
Per collegare una nota a quella che si sta editando in qualità di precedente alla presente.
Tab Families:
In questo tab vengono riportate le ‘famiglie’ alle quali è possibile assegnare una nota. Le famiglie sono dei particolari insiemi che servono a raggruppare le note per tipologia.
Il sistema presenta due tipi di famiglie di default, gli ‘Help’ e le ‘Faq’. La famiglia ‘Help’ raccoglie le note che collegano il programma alle sezioni help dello stesso. Le Faq è un’altra famiglia predefinita nel quale è possibile registrare le faq.
Queste due famiglie non sono cancellabili. Gli amministratori del sistema possono introdurre nuove famiglie.
Per associare una nota ad una famiglia, cliccare su Available e selezionare la famiglia desiderata.
In comVira la quota rappresenta il massimo spazio disco allocabile da una singola entità, sia essa un Utente, Team, Progetto o Task.
Le quote possono essere impostate quanto si crea un oggetto oppure quando lo si edita, agendo sul campo ‘Quota’ dell’oggetto.
Bisogna fare attenzione che eventuali oggetti presenti nel cestino (trash), fino a quando non vengono definitivamente cancellati, concorrono nel occupare spazio su disco e potrebbero quindi determinare il superamento della quota allocata.
Un'altra cosa da tenere in considerazione è che se un oggetto ne incapsula un altro, il valore massimo della quota è determinato dall’oggetto incapsulante.
Per comprendere meglio quanto sopra descritto supponiamo, ad esempio, che ad un progetto venga data quota 1Gb e che ai due team di progetto presenti nel progetto venga data ad entrambi quota 2Gb.
Gli storage massimi che potranno essere caricati nel progetto, anche se vengono caricati all’interno di uno dei team od entrambi i team, è massimo 1Gb. Se un team satura la quota di 1Gb, l’altro team non potrà caricare nulla nel sistema.